Was ist eine E-Rechnung? Definition, Formate & Abgrenzung
Von der Redaktion Rechnungseingang-Vergleich · veröffentlicht 2. Juli 2026
Rund um die E-Rechnungspflicht taucht ein Begriff immer wieder auf: die E-Rechnung. Dieser Beitrag erklärt, was damit gemeint ist — und was nicht.
Definition
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Anders als bei einem eingescannten Beleg oder einem klassischen PDF liegen die Rechnungsdaten (Betrag, Steuer, Positionen, Zahlungsangaben) in einer Form vor, die Software automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann — ohne dass ein Mensch die Zahlen abtippt.
Die verbreiteten Formate
In Deutschland begegnen einem vor allem zwei Formate:
- XRechnung — ein rein strukturiertes XML-Format ohne sichtbares Layout. Ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt.
- ZUGFeRD — ein Hybridformat: ein für Menschen lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten.
Die Unterschiede und ihre Praxis-Folgen erklärt der Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD.
Der häufigste Irrtum: PDF ist nicht gleich E-Rechnung
Ein einfaches PDF — etwa ein Ausdruck, der als Datei verschickt wird — ist ein Bild-/Layoutformat. Es enthält keine maschinenlesbare Struktur und gilt damit nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Genau hier entsteht der häufigste Irrtum: „Wir schicken doch schon Rechnungen als PDF.” Für die E-Rechnung reicht das nicht — es braucht ein strukturiertes Format.
Warum das für den Rechnungseingang zählt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Rechnungseingang bedeutet das: Eingehende XRechnung-/ZUGFeRD-Dateien sollten automatisch angenommen, ausgelesen, geprüft und GoBD-konform archiviert werden. Welche Software das leistet, zeigt der Vergleich.
Fazit
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung in digitaler Form — sie ist strukturiert und maschinenlesbar. Wer den Unterschied zum PDF kennt, versteht die Pflicht und kann den eigenen Rechnungseingang darauf ausrichten.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen gesetzlichen Vorgaben.
Passende Lösung finden
Vergleichen Sie Anbieter oder lassen Sie sich vom Auswahl-Assistenten einordnen.