E-Rechnungspflicht 2025, 2027 & 2028 — ab wann gilt sie für wen?

Die E-Rechnungspflicht verändert, wie Unternehmen in Deutschland Rechnungen austauschen. Für den Rechnungseingang ist der wichtigste Punkt schnell gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dieser Beitrag ordnet die Fristen ein — er ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

Ab wann gilt was? Der Zeitstrahl

Die Regelungen greifen stufenweise. Nach dem jeweils gültigen Stand lässt sich das grob so einordnen:

• Seit 1. Januar 2025 — Empfangspflicht: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) annehmen und verarbeiten können. Für den Empfang gibt es keine allgemeine Übergangsfrist. Wer heute nur Papier oder einfache PDFs verarbeitet, braucht spätestens jetzt einen Weg, strukturierte Rechnungen entgegenzunehmen.
• Ab 2027 — Versandpflicht (Stufe 1): Der verpflichtende Versand von E-Rechnungen ist nach aktuellem Stand für viele Unternehmen ab 2027 vorgesehen (abhängig vom Vorjahresumsatz).
• Ab 2028 — Versandpflicht (Stufe 2): Für kleinere Unternehmen mit geringerem Vorjahresumsatz greifen die Versandregelungen nach aktuellem Stand später.

Die konkreten Schwellenwerte, Fristen und Ausnahmen ergeben sich aus den gesetzlichen Vorgaben im jeweils gültigen Stand. Für die Einordnung des eigenen Falls ist eine steuerliche Beratung empfehlenswert.

Wen betrifft die Pflicht?

Im Kern geht es um Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Für den Empfang wird die Fähigkeit seit 2025 vorausgesetzt — unabhängig von der Unternehmensgröße. Beim Versand unterscheiden die Übergangsfristen nach Vorjahresumsatz. Rechnungen an private Endkunden (B2C) sind nicht in gleicher Weise erfasst.

Für Kleinunternehmen und Kleinstbetriebe gilt: Die Empfangsfähigkeit ist auch dann relevant, wenn man selbst noch keine E-Rechnungen versenden muss — denn Geschäftspartner dürfen bereits heute E-Rechnungen schicken.

Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne der Pflicht ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (Hybrid aus PDF und eingebetteten Daten). Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung — das ist der häufigste Irrtum. Die Unterschiede erklärt der Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD, die Grundlagen Was ist eine E-Rechnung?.

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

1. Empfang sicherstellen: Prüfen, ob eingehende XRechnung/ZUGFeRD-Dateien angenommen, ausgelesen und archiviert werden können — siehe E-Rechnung empfangen und verarbeiten.
2. Verarbeitung klären: Erkennung (OCR), Prüfung und Freigabe der Eingangsrechnungen möglichst automatisieren — siehe Rechnungsverarbeitung automatisieren.
3. Archivierung prüfen: E-Rechnungen müssen GoBD-konform aufbewahrt werden — siehe GoBD-konform archivieren.
4. Software auswählen: Welche Lösung zu Belegvolumen, Buchhaltung (z. B. DATEV) und Unternehmensgröße passt, zeigt der Vergleich — oder in wenigen Fragen der Auswahl-Assistent.

Fazit

Für den Rechnungseingang ist die Pflicht bereits aktiv: Seit 2025 muss der Empfang funktionieren, der verpflichtende Versand folgt gestaffelt 2027/2028. Wer die Verarbeitung frühzeitig aufsetzt, vermeidet Medienbrüche und manuelle Nacharbeit.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen gesetzlichen Vorgaben; für die konkrete Umsetzung ist eine fachliche Beratung empfehlenswert.