E-Rechnung empfangen und verarbeiten — die Empfangspflicht 2025 in der Praxis

Die Empfangspflicht ist der Teil der E-Rechnungspflicht, der seit dem 1. Januar 2025 für alle gilt: Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Dieser Beitrag zeigt, was das praktisch bedeutet.

Warum der Empfang zuerst kommt

Anders als beim Versand gibt es für den Empfang keine allgemeine Übergangsfrist. Der Grund ist einfach: Ihre Geschäftspartner dürfen schon heute E-Rechnungen senden — und dann müssen Sie sie verarbeiten können. Wer nur Papier oder einfache PDFs verarbeitet, hat hier eine Lücke.

Die Schritte in der Praxis

1. Annehmen: Die E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) kommt an — meist per E-Mail oder über ein Portal. Ein zentraler Eingang bündelt sie.
2. Auslesen: Die strukturierten Daten werden automatisch übernommen (bei ZUGFeRD zusätzlich die PDF-Ansicht). Zur Format-Unterscheidung siehe XRechnung vs. ZUGFeRD.
3. Prüfen & freigeben: Sachliche und rechnerische Prüfung, dann der Freigabe-Workflow.
4. Übergeben: Weitergabe an Buchhaltung/ERP (DATEV).
5. Archivieren: GoBD-konforme Archivierung des strukturierten Originals (laut Anbieter).

Was Sie dafür brauchen

Technisch braucht es einen Weg, strukturierte Formate anzunehmen und auszulesen — das leistet eine Rechnungseingang-Software. Wichtig ist, dass beide Formate (XRechnung und ZUGFeRD) verarbeitet werden können, da Sie das Format des Absenders nicht bestimmen.

Fazit

Der Empfang ist der bereits aktive Teil der Pflicht. Wer den Eingang bündelt, Formate zuverlässig verarbeitet und sauber archiviert, ist auf der sicheren Seite — und vorbereitet, wenn später der verpflichtende Versand hinzukommt. Passende Anbieter zeigt der Vergleich.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen gesetzlichen Vorgaben.