E-Rechnung-Software — Kosten, Preismodelle & „kostenlos" ehrlich

„Was kostet das?” ist bei der Auswahl einer Rechnungseingang-Software eine der ersten Fragen. Dieser Beitrag ordnet die Preismodelle ein und betrachtet das Thema „kostenlos” ehrlich.

Die verbreiteten Preismodelle

• Pro Nutzer / pro Monat: verbreitet bei Spend-Management-Plattformen — planbar, steigt aber mit der Teamgröße.
• Plattformgebühr (ggf. inkl. Kontingent): eine Grundgebühr, oft mit einem enthaltenen Belegvolumen.
• Nach Belegvolumen: Abrechnung nach Anzahl verarbeiteter Rechnungen — passt bei stark schwankendem Aufkommen.
• „Auf Anfrage”: gerade bei größeren Organisationen üblich; der Preis ergibt sich aus Umfang und Integrationen.

Wir geben keine erfundenen Zahlen an. In den Anbieterprofilen finden Sie das jeweilige Preismodell als Orientierung; maßgeblich ist stets das individuelle Angebot.

Gesamtkosten statt Monatspreis

Der Monatspreis ist nur ein Teil. Für einen belastbaren Vergleich zählen die Gesamtkosten (TCO):

• Einrichtung/Onboarding und Datenübernahme,
• Integrationen (z. B. DATEV/ERP),
• Belegkontingent und Kosten bei Überschreitung,
• Support und Schulung,
• Aufwand für Archivierung (GoBD).

„Kostenlos” — was geht, was nicht

Zu „E-Rechnung Software kostenlos” gibt es spürbare Nachfrage. Ehrlich betrachtet:

• Realistisch ist „kostenlos” beim Erstellen einzelner Ausgangsrechnungen — dafür gibt es Generatoren, die XRechnung/ZUGFeRD erzeugen.
• An Grenzen stößt „kostenlos”, sobald es um das automatisierte Empfangen, Prüfen, Freigeben und revisionssichere Archivieren von Eingangsrechnungen geht. Hier beginnt der Bereich kostenpflichtiger Lösungen.

„Kostenlos” ist also vor allem beim reinen Erstellen ein Thema, weniger beim Verarbeiten und Archivieren.

Fazit

Preise vergleicht man am besten über die Gesamtkosten und den Abgleich mit dem eigenen Belegvolumen — nicht über den niedrigsten Monatspreis. Den strukturierten Einstieg bietet der Vergleich und der Auswahl-Assistent.

Angaben beruhen auf öffentlich verfügbaren Informationen und Anbieterangaben (Stand 07/2026) und dienen der Orientierung. Maßgeblich ist das jeweilige Anbieter-Angebot.